¿Cuándo se pueden aportar Documentos en un Proceso civil?

Un proceso judicial de carácter civil, como es lógico, está dotado de una serie de normas procesales que hay que respetar si queremos que nuestras pretensiones sean estimadas, y que no nos las acaben rechazando por motivos puramente procesales.

Uno de los aspectos más relevantes para el éxito de una demanda es, por supuesto, la prueba. Conocer en qué momentos se puede aportar prueba y de qué tipo puede suponer la diferencia entre ganar o perder un pleito.

De entre los diferentes medios de prueba que pueden utilizarse en un proceso civil, nos centraremos en una prueba muy habitual: la prueba documental.

La prueba documental abarca tanto los documentos escritos como las grabaciones de vídeo o audio. Pueden ser certificados, facturas, escrituras o actas notariales, extractos bancarios, conversaciones de WhatsApp y un sinfín de documentos más. Los informes periciales, aunque tienen una regulación similar, no son documentos en este sentido.

Pues bien, la regla general es que cualquier documento de que dispongamos debe aportarse con la demanda si somos parte demandante, o con la contestación a la demanda si somos parte demandada.

Como toda regla general, existen excepciones. La primera de ellas, se da cuando las partes, al presentar su demanda o su contestación, no puedan disponer de los documentos que deberían aportar con la demanda. En ese caso, en la demanda o contestación se deberá indicar expresamente que el archivo, procotolo, registro, expediente o lugar donde se encuentren. Es importante advertir que esta excepción no habilita a presentar después de la demanda o contestación cualquier documento que esté en un archivo o registro: si estos archivos o registros permiten la solicitud y obtención de los documentos se deberá aportar con la demanda. Si, por ejemplo, queremos aportar una nota simple del Registro de la Propiedad, debemos notar en cuenta que el Registro de la Propiedad nos permite solicitar y obtener dichas notas simples, ya que la información de la que disponen es pública.

Otra excepción es la posibilidad de aportar documentos, cuando su interés o relevancia solo se ponga de manifiesto a consecuencia de las alegaciones del demandado en su contestación. Es decir, si el demandante, al leer la contestación, observa que dispone de documentos que no aportó con la demanda pero que son útiles para refutar lo afirmado en la contestación, podrá aportar los documentos en la audiencia previa (un trámite que existe en los llamados “procedimientos ordinarios”) o en el acto de la vista en un procedimiento de juicio verbal. De nuevo, conviene tener cautela con esta opción: deben ser documentos que no fueran pertinentes ya desde la interposición de la demanda, y además deben ser documentos relativos al “fondo del asunto”, es decir, para determinar quién tiene razón sobre lo pedido en la demanda. Si, por ejemplo, no hemos aportado un documento que demuestra que somos los representantes de la empresa demandante (lo cual es una cuestión procesal y no de fondo), no podremos aportarlo después.

También es posible aportar documentos después de la demanda o contestación en los siguientes casos: i) cuando el documento sea de fecha posterior a la demanda o contestación, siempre que no se hubiera podido confeccionar ni obtener antes. ii) documentos anterior a la demanda o contestación cuando la parte que lo aporte demuestre no haber tenido antes conocimiento de su existencia. iii) No haber sido posible obtener antes los documentos por causas no imputables a la parte que lo quiera aportar, siempre que se hubiera indicado el lugar donde se encuentre el documento.

Si el documento es de fecha posterior a la audiencia previa del juicio, se ha conocido después de esta, o no se ha podido obtener antes de la celebración de la audiencia, igualmente se podrá aportar el documento después de la audiencia previa. Estos documentos deberían aportarse en el acto del juicio.

Una excepción más viene configurada si ocurren hechos nuevos o que no eran conocidos previamente a la demanda o contestación. Estos hechos se pueden poner de manifiesto, y proponer prueba al respecto en el acto del juicio.

De este modo, generalmente el acto del juicio es el último momento en el que se pueden presentar documentos, siempre que se cumplan los requisitos indicados previamente. Nuevamente, existen excepciones, pues pueden presentarse después del juicio sentencias y resoluciones judiciales o administrativas dictadas o notificadas después de formular las conclusiones (que es la última fase de un juicio). Asimismo, caben las llamadas “diligencias finales”, que son un mecanismo, posterior al juicio, para practicar pruebas que no se hubieran podido obtener antes por causas no imputables a las partes o las relativas a hechos nuevos o de nueva noticia.

Una vez finalizado el proceso en primera instancia, si se recurre en apelación o, posteriormente, en casación, será posible solicitar que se tengan por aportados documentos sobre hechos nuevos o que no hubieran sido admitidos por los Juzgados o Tribunales inferiores.

Finalmente, cabe la posibilidad excepcional de presentar documentos después de que se haya dictado Sentencia firme, es decir, que no sea ya susceptible de recurso. Para ello debe interponerse ante el Tribunal Supremo o ante el Tribunal Superior de Justicia, según corresponda, una demanda de revisión de sentencia firme.

Esta demanda de revisión cabe, entre otros supuestos, cuando, después de la sentencia, se obtuvieren documentos decisivos que no estaban en poder de la parte por fuerza mayor o por obra de la parte contraria, o cuando después de la sentencia se hubiese conocido o dictado sentencia penal declarando un documento utilizado en el proceso civil como falso o condenando por falso testimonio a un testigo o perito relevante para la decisión en el pleito civil.

Esta revisión se puede instar como máximo cinco años después de la fecha de publicación de la sentencia, y siempre que no hayan pasado tres meses desde el día en que se descubriesen los documentos decisivos o en que se hubiese reconocido o declarado la falsedad.

En LEGEM Abogados somos especialistas en Derecho Procesal, por lo que estamos a su disposición para cualquier consulta que nos quiera formular en nuestros despachos de Abogados de Cerdanyola del Vallès o Barcelona.